Tradisjonelle enekontorer er for mange erstattet med åpent kontorlandskap eller aktivitetsbasert kontor. Og teknologien gjør at mange nå kan eller må utføre arbeidet andre steder enn på egen fysisk arbeidsplass eller eget kontor.

Hvordan kontoret er utformet har betydning for arbeidsmiljøet og påvirker både produktivitet, trivsel og helse.

Hva betyr kontorutforming?

Med kontorutforming mener vi hvordan fysiske kontorer er utformet og organisert for ansatte.

Begreper for kontorløsninger

Med kontorløsninger mener vi hvordan fysiske kontorer er organisert for ansatte.

  • Enekontor: Lukket rom med én ansatt. Som regel fast plass.
  • Delekontor: Lukket rom med flere ansatte. Fast eller ikke fast plass.
  • Åpent kontorlandskap: Åpent område med flere ansatte. Faste plasser
  • Ikke-territorielt kontor: Lukket rom eller åpent område med flere ansatte. Fast eller ikke fast plass.
  • Aktivitetsbasert kontor: Åpent område inndelt i soner. Ikke fast plass.
  • Hjemmekontor: Arbeidet utføres fra egen bolig
  • Underdekning: Færre kontorplasser enn antall ansatte.

Hvem jobber i åpne og delte kontorer?

Rundt 40 prosent av alle sysselsatte i Norge jobber med kontoroppgaver mesteparten av dagen. Tall fra STAMI viser at flertallet av ansatte med kontorarbeid i dag jobber i åpne eller delte kontorløsninger.

Det er store forskjeller mellom næringer og yrker. I bransjer som IT, offentlig administrasjon, finans og undervisning er kontorlandskap med eller uten faste plass mest utbredt. Enkelte grupper – som IKT-rådgivere, sivilingeniører og ledere – jobber mye både i arbeidsgivers lokaler og hjemme, mens lærere i grunn- og videregående skole ofte deler kontor og jobber mye hjemme på kveldstid.

Utfordringer ved åpne kontorløsninger

Mange virksomheter har de siste årene gått bort fra faste plasser og lukkede rom, til fordel for åpent kontorlandskap eller aktivitetsbasert kontor.

Dette kan gi rom for mer sosial kontakt og tettere samarbeid, men kan også medføre nye arbeidsmiljøutfordringer:

Åpne og delte kontor kan gi flere forstyrrelser, redusert konsentrasjon og høyere kognitiv belastning. Ansatte i slike kontorer rapporterer oftere om lavere tilfredshet med arbeidsmiljøet og mindre kontroll over arbeidssituasjonen.

Forskning fra STAMI viser også en sammenheng mellom åpne kontorløsninger og økt sykefravær, spesielt korttidsfravær. En årsak kan være økt eksponering for smitte, men også støy og lavere kontroll over egen arbeidshverdag trekkes frem som mulige faktorer.

En STAMI-studie viste at ansatte i åpne og delte kontorer hadde 20–50 prosent høyere risiko for uførepensjonering sammenlignet med ansatte med eget kontor. Kontortypen kan altså få betydning for arbeidsevne over tid.

Aktivitetsbasert kontor har som mål å løse noen av utfordringene forbundet med vanlig kontorlandskap ved at ansatte kan velge en kontorplass tilpasset arbeidsoppgaver og preferanser.

Kontortypen kan også gjøre det lettere for virksomheten å tilpasse seg en hybrid arbeidshverdag, der fysisk tilstedeværelse kombineres med hjemmekontor. Det å ikke ha en fast kontorplass kan imidlertid oppleves som uforutsigbart og utfordrende for mange, spesielt ved underdekning.

Gevinster ved delte og åpne kontorløsninger

Mange tenker at en åpen kontorutforming er bra for fellesskapsfølelse, tverrfaglig samarbeid og problemløsning. Dagens kunnskapsbilde er imidlertid for usikkert til å si noe om slike langtidsutfall.

Det vil være stor variasjon i hvordan en kontorløsning slår ut i praksis, både for enkeltansatte og for virksomheten. Nøkkelordet er systematisk kartlegging av behov og god tilrettelegging.

Tilretteleggging og planlegging

Eget kontor gir større mulighet for konsentrasjon, kontroll over arbeidshverdagen og færre forstyrrelser. Dette bidrar til høyere tilfredshet og lavere sykefravær.

Samtidig viser studier at dersom kontorlandskapet er godt tilrettelagt, og ansatte har tilgang til stillerom eller skjermede soner, kan utfordringene reduseres. Arbeidsoppgaver som krever hyppig og tett samarbeid kan også ha nytte av fysisk nærhet.

Valg av kontorløsning bør derfor tilpasses:

  • typen arbeid som skal utføres
  • behov for konsentrasjon versus samarbeid
  • mulighet for variasjon og tilbaketrekking
  • medbestemmelse og brukerinvolvering

I tillegg bør det etableres tydelige kjøreregler, god informasjon og reell mulighet for ansatte til å påvirke egen arbeidssituasjon.

Uansett hvilken kontorløsning man velger, bør det gjøres en systematisk evaluering etter innføring, slik at eventuelle utfordringer fanges opp og adresseres så tidlig som mulig.

Alle kontorløsninger kan gi både gevinster og utfordringer. I det store og hele handler tilrettelegging av kontorløsninger om å ivareta ansattes behov slik at de kan utføre arbeidsoppgavene på en best mulig måte.

I denne videoen gir STAMI-forsker Randi Hovden Borge en kort innføring om forskningen hun gjør på kontorkonsepter.

Webinar om kontorløsninger

I dette webinaret snakker Randi Hovden Borge, forsker ved STAMI, om hva forskningen kan fortelle oss om sammenhengen mellom kontorkonsepter, arbeidsmiljø og arbeidshelse. 

Nyhetsartikler

Vis flere artikler

Podkast om kontorløsninger

Hva sier forskningen om ulike kontorkonsepter? Og hva kan vi gjøre med denne kunnskapen? Hør podkasten.

Rapport

Prosjekter

Fagansvarlig