Innlegg av Morten Birkeland Nielsen, forskningssjef ved Statens Arbeidsmiljøinstitutt. Innlegget er hentet fra Ramazzini nr 1/2021.
Mens bruk av hjemmekontor tidligere var ansett som et begrenset gode, har mange i løpet av 2020 og 2021 fått betydelig erfaring med arbeid hjemmefra, enten man har ønsket det eller ikke. Selv om arbeid hjemmefra har en rekke potensielt positive sider, slik som tidsbesparelser ved redusert reisevei til jobb og muligheter før økt selvstendighet og autonomi, bør man også være oppmerksom på en del viktige utfordringer ved bruk av hjemmekontor. Disse utfordringene er primært knyttet til fysiske, mekaniske og psykososiale forhold ved jobben.
Med utgangspunkt i kunnskap fra forskning på arbeidsmiljø vil jeg her beskrive noen av disse utfordringene, samt komme med forslag til hvordan man best kan tilrettelegge arbeidsdagen på hjemmekontor.
Et år med uforutsigbarhet og endringer
For mange norske arbeidstakere er nok «uforutsigbarhet» og «endringer» ord som er beskrivende for det siste året. Både som enkeltindivider og samfunn har vi måtte tilpasse oss tiltak som har påvirket hverdagen vår på en rekke måter. Vi har måttet begrense sosial kontakt, fokusere på smittevern i alle sosiale situasjoner og endre arbeidsrutiner. De fleste foretrekker en viss grad konsistens og stabilitet fremfor uforutsigbarhet og usikkerhet. Så omfattende endringer som vi har vært gjennom siste året, kan derfor etter hvert føre til psykisk slitasje og økt motstand mot tiltakene som er satt inn.
Redusert kontroll og høye krav
I en normalarbeidssituasjon er arbeidsdagen for kontorarbeidere nettopp relativt rutinepreget. Vi vet stort sett hvordan arbeidsoppgavene skal løses, og når vi er fysisk tilstede på arbeidsplassen har vi lett tilgang til de verktøy som er nødvendig for å gjennomføre arbeidsoppgavene. Disse rutinene og hjelpemidlene skaper en opplevelse av kontroll over arbeidssituasjonen. En rekke studier har vist at en opplevelse av kontroll reduserer risikoen for stressbelastninger.
I mangel av rutiner og direkte tilgang til nødvendige ressurser vil arbeidstakere derimot kunne oppleve redusert kontroll samtidig som forventninger og krav i jobben gjerne er uendret eller til og med høyere. Vedvarende ubalanse mellom krav i jobben og opplevelse av kontroll gir økt risiko for en rekke helseproblemer slik som hjerte- og karsykdommer og psykiske plager, samt sykefravær og uførhet.
God ledelse synes å være særlig viktig med tanke på å demme opp for de negative konsekvensene som kan følge av endringer og uforutsigbarhet i jobben.
Vent oss til hjemmekontor
Selv om de fleste mennesker liker forutsigbarhet, er vi også svært tilpasningsdyktige. Erfaringsmessig vet vi at den misnøyen og motstanden man gjerne ser i forbindelse med endringsprosesser, ofte går over når endringene er ferdigstilt. Som en illustrasjon på dette, har det blitt funnet at selv om ansattes produktivitet reduseres umiddelbart etter relokasjon fra en type kontor til en annen, så returnerer produktiviteten til tidligere nivåer etter noe tid i den nye kontorløsningen.
Etter et år hvor hjemmekontor har vært daglig arbeidssted, er det dermed rimelig å anta at mange nå har vent seg til seg denne type arbeidssituasjon og at man har fått på plass de hjelpemidlene som er nødvendig for å gjennomføre oppgaver og gjøremål.
Viktig med god ledelse
God ledelse synes å være særlig viktig med tanke på å demme opp for de negative konsekvensene som kan følge av endringer og uforutsigbarhet i jobben. Arbeidsmiljøloven gjelder også for hjemmekontor. En rekke studier viser at tilrettelegging fra arbeidsgiver i form av god ledelse, organisatoriske prosedyrer og retningslinjer for håndtering av psykososiale utfordringer, samt andre former for støtte og hjelp har stor betydning for ansattes helse og trivsel.
Betydningen av ivaretakende ledelse i endringsprosesser er også godt dokumentert. I en nylig studie av norske arbeidstakere ble det funnet at en leder som er inkluderende, rettferdig og støttende vil bidra til å forebygge uforutsigbarhet og usikkerhet på jobben, som igjen kan redusere psykiske påkjenninger.
Ved langvarig eller permanent bruk av hjemmekontor vil skillelinjene mellom jobb og familie i større grad viskes ut.
Konflikter mellom jobb og privatliv
En annen psykososial utfordring som mange med hjemmekontor nok har følt på kroppen det siste året, er uforenelige forventninger fra jobb og familie. Forskning viser at slike konflikter mellom jobb og privatliv er forbundet med økning i både søvnproblemer og helseplager. Ved langvarig eller permanent bruk av hjemmekontor vil skillelinjene mellom jobb og familie i større grad viskes ut.
I en amerikansk studie som sammenlignet ulike arbeidssituasjoner, ble det funnet at nettopp ansatte med hjemmekontor opplevde størst grad av ubalanse i skillet mellom arbeid og familie. En forklaring på hvorfor denne type ubalanse er så belastende er at den representerer en klar og vanskelig rollekonflikt der prioritering av en rolle vil gå på bekostning av den andre rollen. En rekke studier viser at rollekonflikt virker mer negativt på helse og arbeidsevne enn andre jobbkrav slik som arbeidsmengde og høyt tempo i jobben.
Gjør definisjonsjobben
Som arbeidstaker er det flere grep man kan ta for å redusere konflikter mellom arbeid og familie. Så fremt det er mulig vil det være gunstig å ha en arbeidsplass som er forbeholdt jobbrelaterte aktiviteter. Dette bidrar til å skape et definert skille mellom oppgaver knyttet til jobben og gjøremål i hjemmet.
Det vil også være formålstjenlig å ha fastsatt hvor stor del av dagen som skal brukes til arbeidet og hvor mye som skal brukes til andre aktiviteter (familie, avkobling, trening ol). En slik tydelig tidsfordeling vil i seg selv fungere som en rolleavklaring i og med at den definerer når man er på jobb og når man skal prioritere andre livsarenaer. Arbeidstidsreglene i Arbeidsmiljøloven gjelder også på hjemmekontor, så den definerte arbeidstiden bør ikke avvike fra det man jobber i en normalsituasjon.
Sist, men ikke minst, rolleavklaring i hjemmet er særdeles viktig. Ha dialog med partner eller ektefelle og bli enig om hvordan man best mulig kan få til en god arbeidssituasjon samtidig som man også bidrar i hjemmet. Her er det selvsagt hensiktsmessig å etterstrebe en løsning som begge parter er fornøyd med.
Et alternativ kan her være å treffe kolleger utendørs på såkalte «walk and talk»-møter hvor det er mulig å ivareta avstand og smittevernhensyn.
Manglende sosial støtte
En siste sentral psykososial utfordring med langvarig bruk av hjemmekontor er fraværet av både formelle og uformelle sosiale møtepunkter. Formelle møter spiller en viktig rolle for jobbrelatert informasjonsflyt og samarbeid, mens de uformelle møtene har stor betydning for utveksling av mer fri informasjon, idégenerering og vedlikehold av det sosiale miljøet på en arbeidsplass.
Mens den formelle biten delvis kan erstattes av digitale møtepunkter, er det vanskeligere å finne fullgode erstatninger for den uformelle samhandlingen mellom arbeidstakere. I og med at sistnevnte form for samhandling er en sentral faktor med hensyn til vennskap og relasjoner på en arbeidsplass vil fravær av dette kunne gi en opplevelse av ensomhet og isolasjon for mange arbeidstakere. Over tid kan dette gi grobunn for psykiske plager som angst og depresjon. Mangel på sosial kontakt og manglende sosial støtte kan være særlig vanskelig i tider med økt usikkerhet rundt jobbsituasjonen, i og med at slik støtte har vist seg å være viktige buffere mot opplevelse av usikkerhet.
Sosial støtte fra familie og venner kan til en viss grad demme opp for mangel på jobbrelatert sosial kontakt. Med tanke på at rundt 20 prosent av nordmenn i alderen 20-66 år er enslige, er det imidlertid mange som ikke har tilgang til sosial støtte i hjemmet. Kontakt med venner og kollegaer blir da desto viktigere.
Et alternativ kan her være å treffe kolleger utendørs på såkalte «walk and talk»-møter hvor det er mulig å ivareta avstand og smittevernhensyn. I en slik situasjon vil det være mulig å diskutere konkrete arbeidsoppgaver og samtidig bruke tid på å snakke om mer uformelle tema.
Ergonomi
Selv om mye av samfunnsdebatten rundt hjemmekontor har fokusert på de psykososiale sidene av arbeidsmiljøet, er det viktig å påpeke at arbeid hjemmefra også påvirker de mekaniske og fysiske aspektene av arbeidsmiljøet. Hvordan kroppen brukes i sammenheng med arbeidet har stor betydning for helse og trivsel.
For eksempel kan kombinasjonen av en uheldig ergonomisk tilpasset arbeidsplass, og mindre variasjon og aktivitet i løpet av dagen, over tid føre til muskel- og skjelettplager, eller forverre plager en allerede har. Det er derfor viktig å få en individuelt tilpasset hjemmekontorarbeidsplass.
Ifølge Arbeidsmiljøloven skal arbeidsgiver, så langt det er praktisk mulig, forsikre seg om at arbeidsforholdet er fullt forsvarlig også ved hjemmearbeid. Dette betyr blant annet at arbeidsgiver må forsøke å forebygge at arbeidstaker utsettes for plager, skader eller sykdom. Dette kan gjøres gjennom å kartlegge behov for utstyr, og ha en dialog med arbeidstaker om deres arbeidssituasjon, arbeidsmiljø og fysiske forhold. I og med at kontorarbeid i stor grad er stillesittende, bør man som et absolutt minimum sørge for at ansatte har tilgang til nødvendig datautstyr, en god arbeidsstol og bord, samt tilfredsstillende belysning.
Støy og inneklima
Støy er en kjent risikofaktor for konsentrasjon og arbeidsevne. I hjemmekontor kan distraksjon fra lyder og bevegelser fra andre i boligen være et problem. Man må kunne anta at svært få ansatte har innredet en kontorplass med god lydisolasjon. Andre tiltak, slik som bruk av støydempende hodetelefoner, kan derfor være nødvendig.
På mange kontorarbeidsplasser foregår renhold utenfor arbeidstid. Det kan derfor være lett å glemme at arbeidsplassen jevnlig blir rengjort og vedlikeholdt. For å ivareta et godt inneklima på hjemmekontoret bør man sette av tid til renhold etter behov, samt foreta jevnlig utlufting. Dette gjelder særlig hvis man har hjemmekontoret i en del av boligen man ikke ellers ville ha brukt som oppholdsrom. Med hensyn til inneklima er det en klar sammenheng mellom fukt og soppvekst i bygninger og inneklimaplager, luftveisplager og astma. Opplever man stadige tilfeller av plager i form av hodepine, svimmelhet, øye- og luftveisirritasjoner, allergi og infeksjoner ved arbeid på hjemmekontor, kan det være aktuelt å gjennomføre en utredning av inneklimaet.
De fleste ulykker skjer i hjemmet
Ifølge Folkehelseinstituttet skjedde 91.722 skader av 280.000 ulykkesskader behandlet på norske sykehus i 2017 i eller rundt egen bolig. Dette har selvsagt sammenheng med at hjemmet er det stedet vi oppholder oss mest, og jo mer vi oppholder oss i boligen, desto større er sannsynligheten for at det skjer ulykker i hjemmet. Et tiltak for å forebygge skader og ulykker i hjemmet er å foreta en privat vernerunde knyttet til hjemmekontoret hvor man identifiserer og utbedrer potensielle risikofaktorer, slik som snublekanter og løse gjenstander. Man bør også foreta rutinemessige kontroller av brannvern og førstehjelpsutstyr.
Tar jobben overhånd også utenom arbeidstiden, vil man få mindre tid til restitusjon, noe som kan påvirke både søvn og helse.
Prioriter restitusjon
Selv om hjemmekontor har blitt hverdagen for mange arbeidstakere, bør man ha i mente at hjemmekontoret sannsynligvis ikke er en permanent løsning. Etter hvert som COVID-19 pandemien håndteres, vil vi forhåpentligvis gå tilbake til en normal arbeidssituasjon med mulighet for fysisk oppmøte på arbeidsplassen.
Det er imidlertid en rekke ting man kan gjøre for å trives bedre i hjemmekontor. Tilrettelegging av en god og ergonomisk korrekt arbeidsplass hvor man har lett tilgang til nødvendig arbeidsutstyr er selvsagt viktig.
I og med at kontorarbeid kan være fysisk, kognitivt og emosjonelt belastende, vil trening, fritidsaktiviteter og avslapning ha stor betydning med hensyn til å bearbeide belastningene fra jobben. Sett også av tid til familie og barn slik at det ikke oppstår unødvendige konflikter med andre i hjemmet. Tar jobben overhånd også utenom arbeidstiden, vil man få mindre tid til restitusjon, noe som kan påvirke både søvn og helse.
Forskning på behov for restitusjon viser at manglende restitusjon er forbundet med utmattelse og utbrenthet, noe som igjen har negative konsekvenser for effektivitet og produksjon. I et langsiktig perspektiv vil det å prioritere jobben foran familie og restitusjon dermed kunne være å gjøre seg selv en bjørnetjeneste. I en normal arbeidssituasjon bruker man tid på transport til og fra jobb. Denne tiden kan nå settes av til andre formål som renhold av arbeidsplass, ekstra tid med partner og barn, samt mosjon.
