Omstillinger kan være både ønsket og uønsket. Omstilling og endring er en naturlig del av arbeidslivet, men prosessen kan være krevende for både ledere og ansatte.
For mange ansatte kan omstillingsprosessen være utmattende og det å stå i en jobbsituasjon med mye usikkerhet rundt fremtiden kan gi både stressbelastninger og helseplager.
Hvordan endringer planlegges, gjennomføres og følges opp, har stor dermed betydning for trivsel, helse og opplevelsen av rettferdighet på arbeidsplassen
Hva er organisatorisk endring?
Fra et fagperspektiv defineres organisatorisk endring ofte som en prosess der en virksomhet beveger seg fra en nåværende tilstand til en fremtidig tilstand.
Det kan innebære endringer i struktur, kultur, strategi eller arbeidsprosesser. Ofte med mål om å bli mer effektiv, bærekraftig eller lønnsom.
Eksempler på slike prosesser er:
- nedskjæringer eller nedbemanning
- omorganisering
- teknologiske endringer
- relokalisering, endrede oppgaver
- lederskifter eller fusjoner
Organisatorisk endring
Eksempler på slike prosesser er:
- nedskjæringer eller nedbemanning
- omorganisering
- teknologiske endringer
- relokalisering, endrede oppgaver
- lederskifter eller fusjoner
Slike endringer kan oppleves svært ulikt. Noen ser muligheter, andre opplever usikkerhet og stress.
Hvorfor skjer omstillinger?
Omstillinger skjer fordi virksomheter må tilpasse seg endrede krav, ny teknologi og nye rammebetingelser.
I et arbeidsliv med rask utvikling og økende forventninger om effektivitet, innovasjon og bærekraft, blir implementering av endringer i strategi, struktur, kultur og prosesser ofte avgjørende for å overleve.
Det skilles gjerne mellom førsteordensendringer og andreordensendringer:
- førsteordensendringer handler om å forbedre det eksisterende – for eksempel mer effektive rutiner, bedre organisering eller nye arbeidsverktøy.
- andreordensendringer går dypere og innebærer en endring i selve forståelsen av hvordan virksomheten arbeider. Slike endringer berører gjerne organisasjonskulturen og måten man samarbeider og leder på.
Bakgrunnen for omstilling kan være teknologisk utvikling, eksterne krav som nye lover eller markedsendringer, eller rett og slett et ønske om å være i kontinuerlig utvikling.
Slik kan du lykkes i en omstillingsprosess
God planlegging reduserer belastningen
En vellykket omstilling starter med at både målsetting og hensikt er klart definert og forstått av alle involverte.
Når ansatte vet hvorfor endringen skjer, hva som skal oppnås og hvordan prosessen skal foregå, øker opplevelsen av forutsigbarhet og rettferdighet.
En grundig behovskartlegging er et viktig første steg – hva fungerer i dag, og hva må endres?
Deretter bør virksomheten gjennomføre en risikovurdering for å identifisere hvilke deler av arbeidsmiljøet som kan bli belastet underveis.
Det er også avgjørende å ha oversikt over tilgjengelige ressurser, både menneskelige og organisatoriske, og vurdere muligheter for prioritering slik at endringen kan gjennomføres uten at kjerneoppgaver eller trivsel blir skadelidende.
God kommunikasjon er avgjørende for at omstilling skal oppleves som rettferdig og meningsfull.
Åpen og ærlig formidling av hensikt, målsetting og framdrift bidrar til trygghet og forståelse, også når endringen er krevende.
Kommunikasjon må være toveis – ledelsen formidler informasjon, men lytter også til erfaringer og bekymringer fra de ansatte.
Når ansatte får mulighet til medbestemmelse og reell påvirkning, øker engasjementet og tilliten til prosessen.
Det er viktig å sjekke ut behov underveis og være villig til å gjøre nødvendige justeringer.
Små tilpasninger kan ha stor betydning for opplevelsen av rettferdighet og for å sikre at omstillingen faktisk fører til forbedring.
Når ansatte får mulighet til medbestemmelse, opplever de å bli sett, hørt og tatt på alvor.
Det gir eierskap til endringen og øker sjansen for at prosessen blir akseptert og gjennomført på en god måte.
Medvirkning bidrar også til styrket tilhørighet og bedre samarbeid på arbeidsplassen.
Når ulike perspektiver blir løftet fram, blir det lettere å synliggjøre behov og utfordringer som må håndteres for at omstillingen skal lykkes.
Ledere spiller en nøkkelrolle i hvordan ansatte opplever omstilling. Forskning viser at ansatte som opplever inkluderende, rettferdig og støttende ledelse, har mindre usikkerhet. De har også høyere jobbtilfredshet. I tillegg har de lavere risiko for helseplager enn ansatte som i mindre grad opplever slik ledelse, god informasjon og mulighet til medvirkning.
Opplevelsen av forutsigbarhet og kontroll er avgjørende for å kunne mestre stressende endringsprosesser på en god måte.
Når ledelsen er tydelig, tilgjengelig og involverende, øker tryggheten – og dermed også sannsynligheten for at omstillingen blir vellykket.
Konsekvenser for ansatte
Organisatoriske endringer kan være krevende for dem som blir berørt.
Forskning viser at slike prosesser ofte henger sammen med psykososiale belastninger: som økt stress, uforutsigbarhet og konflikter i arbeidsmiljøet.
Omstillinger kan også føre til mobbing og sosial ekskludering, særlig når roller, ansvar eller kommunikasjon blir uklare. Mange opplever psykiske plager, utmattelse og redusert jobbtilfredshet i perioder med endring.
Et gjennomgående funn er at jobbusikkerhet er en sentral risikofaktor.
Dette kan handle om kvantitativ jobbusikkerhet – frykten for å miste jobben – eller kvalitativ jobbusikkerhet, som handler om usikkerhet knyttet til endrede oppgaver, roller eller karrieremuligheter.
Når endringer gjennomføres uten god informasjon, medvirkning eller støtte, kan det også føre til lavere produktivitet, økt turnover og høyere sykefravær.
Hvorfor kan det oppleves som negativt?
Fordi vi liker rutiner!
Mennesker er vanedyr. Rutiner skaper trygghet, forutsigbarhet og kontroll, og gjør det lettere å håndtere hverdagen.
Et stabilt rammeverk bidrar også til bedre søvn, konsentrasjon og kognitiv funksjon, og kan redusere angst og psykiske plager.
Forskning viser hvor sterkt behovet for faste mønstre er:
Selv blant ansatte i åpne kontorlandskap med såkalt free seating, velger over 70 prosent å sette seg på samme arbeidsplass hver dag.
Dette behovet for forutsigbarhet forklarer også hvorfor omstilling ofte møter motstand. Når vaner, rutiner eller sosiale strukturer endres, oppleves det lett som en trussel mot trygghet og stabilitet – selv når endringen i seg selv er nødvendig og riktig.
