Lærte å løse utfordringer før de blir til problemer Hotell styrket arbeidsmiljøet med En bra dag på jobb

På Quality Hotel Sarpsborg er det sjelden stille lenge av gangen. En rolig formiddag kan på få timer forvandles til et mylder av hundrevis av gjester, klirrende bestikk og travle ansatte i alle avdelinger.

Midt i denne hektiske driften tok ledelsen et valg: De ville jobbe systematisk med arbeidsmiljø, før utfordringene rakk å vokse seg store.

Startpunktet kom da NAV ble koblet på som strategisk partner, og de gjennomførte en behovsvurdering sammen med NAV Arbeidslivssenter.

– De kartla hvordan vi jobber og hva vi trengte, og kom med konkrete forslag. Ett av dem var En bra dag på jobb. Til nå har vi brukt verktøyet på to av avdelingene våre, resepsjon og restaurant, forteller hotelldirektør Loreta Gomez.

Ville ligge i forkant

Hotellet hadde ikke alarmerende høyt sykefravær. Likevel fantes det tegn de tok på alvor.

– Vi har alltid vært opptatt av arbeidsmiljø, men vi så noe langtidsfravær. Da handler det om å ligge i forkant. Når det først går galt, er det ofte for sent, sier direktøren.

Hotellbransjen er fysisk krevende. Renholdere løfter, bøyer og støvsuger gjennom arbeidsdagen, og må klargjøre opptil 25 rom daglig. Her handler det i stor grad om effektivitet fordi rommene må være klare når gjestene skal sjekke inn.

I restauranten og resepsjonen møter ansatte både en travel arbeidshverdag og høye forventninger fra gjester.

– Det er tøffere enn mange tror. Spesielt unge ansatte blir overrasket over hvor fysisk krevende en arbeidsdag kan være, forteller Gomez.

30 nasjonaliteter og én felles standard

Arbeidsmiljøet formes også av mangfoldet. På hotellet jobber ansatte fra rundt 30 nasjonaliteter, i alderen 15 til over 60 år.

Forskjellige språk, uttrykksformer og erfaringer kan skape misforståelser. Alt fra hvordan man dekker et bord til hva som oppfattes som god service.

– Vi trengte tydeligere rutiner. Det som er selvsagt for noen, er kanskje helt nytt for andre, konstaterer Gomez.

Samtidig er gjennomtrekken høy. Studenter, lærlinger og sesongarbeidere kommer og går. Det gjør opplæring og kulturbygging ekstra viktig.

– Ansatte trenger ordentlig opplæring. Vi har derfor utvidet opplæringen sammenlignet med tidligere, og de mer erfarne ansatte deler aktivt kunnskap og erfaringer, forteller hun.

– Det som er selvsagt for noen, er kanskje helt nytt for andre.

_{^{Loreta Gomez, direktør}}

«Snakket rett fra levra»

Hotellet satte av flere timer til å samle ansatte og skape rom for samtale om hva som er styrkene i arbeidsmiljøet, og hva som kunne bli bedre. En bra dag på jobb gjorde det mulig å snakke åpent sammen, på tvers av avdelinger, på en strukturert måte.

For å få det til i en travel drift, måtte det planlegges godt.

– Vi måtte være strategiske for å finne tid. I restaurantavdelingen la vi det til et tidspunkt der restauranten er stengt, og der vi visste at det er lite drop-in. I resepsjonen leide vi inn en vekter som kunne passe på mens de ansatte deltok, forklarer Gomez.

Verneombud Heidi Liechti beskriver samlingene som et vendepunkt.

– Vi hadde tidligere ikke vært så flinke til å snakke i plenum. Her fikk folk virkelig sagt det de mente. De snakket rett fra levra.

Liechti fungerte som ordstyrer, mens en ekstern rådgiver fra NAV Arbeidslivssenter ledet prosessen.

– Det var nyttig å ha noen utenfra som styrte møtene. Da ble det lettere å holde fokus, sier hun.

En bra dag på jobb legger i utgangspunktet opp til dialog mellom alle på arbeidsplassen, både leder og ansatte. I dette tilfellet valgte leder bevisst å ikke være til stede under selve samtalen, for å gi de ansatte rom til å snakke helt fritt.

– Det gjorde det lettere å være åpne, forteller verneombudet.

Lederen ble likevel tett involvert i etterkant, fikk god innsikt i det som kom fram og deltok aktivt i arbeidet med å utforme handlingsplanen.

Hverdagen tar oss

Mange av de ansatte jobber til ulike tider og i ulike deler av hotellet. Noen møtes knapt.

– Hverdagen tar oss, og vi glemmer å prate sammen. Da kan små ting vokse seg store, sier verneombudet.

Nettopp dette ble tydelig i arbeidet med En bra dag på jobb. Flere av utfordringene handlet ikke om store problemer, men om forventninger som ikke var avklart.

– ‘Vi får aldri tatt lunsjen vår’, sa noen. Men det handlet egentlig om forventninger. Starter du klokken 14, får du ikke pause klokken halv fire slik som de som begynner tidligere, sier hun.

– Hverdagen tar oss, og vi glemmer å prate sammen. Da kan små ting vokse seg store.

^{Heidi Liechti, verneombud}

Samtidig ble samlingene en måte å bygge fellesskap på.

– Vi oppdaget at mange opplever de samme utfordringene, selv om vi jobber i forskjellige avdelinger. Samtidig jobber vi mye på tvers. Resepsjon, restaurant, badeland og renhold hjelper hverandre når det trengs.

Det kom også frem konkrete tiltak som kunne forbedre arbeidshverdagen, som matter i resepsjonen for å avlaste kroppen, bedre sko, tydeligere kommunikasjon med gjester før ankomst og klarere rutiner i avdelingene.

– Noe kan vi gjøre noe med, og noe ikke. Skiftarbeid og helgevakter forsvinner for eksempel ikke, men det er mye vi kan gjøre for å få en bedre arbeidshverdag, understreker direktøren.

Færre sykmeldte og lavere turnover

Resultatene har ikke latt vente på seg. Over de siste tre årene har hotellet sett en nedgang i både langtidsfravær og turnover.

– Det er klart det henger sammen. Når folk føler seg hørt og får en bedre arbeidshverdag, så blir de også værende, sier direktøren.

Hun peker også på en annen gevinst.

– Vi får færre overraskelser. Ting blir tatt opp og avklart før de utvikler seg til problemer.

– Vi får færre overraskelser. Ting blir tatt opp og avklart før de utvikler seg til problemer.

^{Loreta Gomez, direktør}

Et kontinuerlig arbeid

En bra dag på jobb var ikke en engangsøvelse. Arbeidsmiljø er nå fast punkt på agendaen i månedlige avdelingsmøter. Hotellet har også egen HMS-gruppe og arbeidsmiljøutvalg.

Neste avdeling som skal begynne å bruke En bra dag på jobb, er badelandet. Der er kravene til sikkerhet, renhold og service ekstra høye.

– Der må man være skjerpet hele tiden. Det blir spennende å ta dette arbeidet videre dit, sier direktøren.

For verneombudet er lærdommen tydelig.

– Det handler om å ta tak i ting tidlig. Når vi snakker sammen og rydder opp underveis, får ikke misforståelser vokse seg store. Det gjør at vi skaper en mer positiv arbeidshverdag.

Direktøren er enig.

– For meg som arbeidsgiver er det viktig å sørge for at folk har en best mulig arbeidshverdag. Det gagner bedriften også.

Og kanskje er det nettopp det som er nøkkelen: Ikke å vente på at noe går galt, men å skape rom for å snakke sammen, og utvikle arbeidsplassen videre i fellesskap.