– Den er et direkte resultat av sykefraværsarbeidet, forteller kommunedirektør Bjarte Reve.
Han peker på en vaskerobot som stille beveger seg gjennom gangene i kommunehuset, før han tar imot En bra dag på jobb sin utsendte representant for å fortelle hvordan Hemsedal har fått ned sykefraværet.
– Vaskerobotene vi har anskaffet, bidrar til å redusere den fysiske belastningen i arbeidet til renholderne våre. Det var et tiltak som de ansatte selv foreslo. Frykten blant noen var at de ville miste jobben når roboter tar over deler av arbeidet deres. Men resultatet har heller blitt en smartere arbeidsfordeling og mer tid til å gjøre andre arbeidsoppgaver.
Suksessoppskriften
Da sykefraværet i Hemsedal kommune nådde toppen julen 2023, ble det tydelig at de trengte å gjøre noe for å forbedre situasjonen. Det var som om maskineriet begynte å knirke.
Vaktlistene gikk i stå, kollegaer måtte dekke for hverandre, og stemningen var preget av slitasje hos flere av virksomhetene. Men med målrettet innsats og samarbeid fikk de tannhjulene til å gli igjen.
Kommunen prioriterte arbeidsmiljø som grunnmuren i sykefraværsarbeidet. De ønsket å sørge for så gode arbeidsplasser som mulig, slik at flere kunne klare å gjøre jobben sin uten å bli syke av den.
Flere bransjer i kommunen – fra barnehager og skoler til sykehjem, hjemmetjeneste, bygg, anlegg og renhold – deltok i arbeidet. Gjennom medvirkning fra ansatte har de 24 virksomhetene i kommunen klart å iverksette mange konkrete tiltak for å lette på ulike arbeidsbelastninger.
Innsatsen ble i sommer hedret med Sykefraværsprisen under Arendalsuka, en nasjonal pris for virksomheter som lykkes med helhetlig og målrettet arbeid for å redusere sykefraværet.
Kommunedirektør Bjarte Reve er tydelig på hva som har vært avgjørende for å få det til:
– Suksessoppskriften er godt arbeidsmiljø, godt partssamarbeid, og godt samarbeid med legetjenesten, bedriftshelsetjenesten og Nav – kombinert med tett oppfølging fra ledelsen, sier han.
Så enkelt. Og likevel vanskelig. Hvordan gikk de frem rent praktisk for å få til det gode samarbeidet som bidro til å redusere sykefraværet?
Felles forståelse av arbeidsmiljø
Reve trekker frem STAMIs arbeidsmiljøverktøy En bra dag på jobb som en viktig del av suksessen.
Verktøyet legger til rette for et godt samarbeid og dialog mellom ansatte og ledere. I tillegg bidrar verktøyet til en felles forståelse av arbeidsmiljø, noe som gjør at alle på arbeidsplassen er enige i hva som skal til for å styrke det.
– Mange forbinder arbeidsmiljø med trivselstiltak og «kos på jobben». Med En bra dag på jobb ble det tydelig for alle at arbeidsmiljø handler om hvordan vi faktisk utfører jobben vår. For oss er det viktig å tydeliggjøre hvem som har ansvar for hva, hva som er forventningene og kravene i jobben, og hva som er handlingsrommet, både for leder og ansatte, forklarer Reve.
Godt samarbeid
Kommunen la vekt på å involvere toppledere, hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og legetjenesten helt fra starten. Forankringen i toppledelsen og et systematisk arbeid har vært avgjørende for å redusere sykefraværet. Som en del av dette bestemte kommunedirektørens ledergruppe at alle virksomhetene skal gjennomføre En bra dag på jobb hvert år.
Igjen løfter Reve frem det gode partssamarbeidet som en avgjørende suksessfaktor, noe En bra dag på jobb hjalp dem med å få til i praksis.
– Arbeidsmiljøutvalget (AMU) og vernetjenesten har fått en tydeligere rolle i oppfølgingen. Verneombudene har fått mer kursing, og terskelen for å melde avvik er blitt lavere når de ansatte vet at leder følger opp, sier Reve, og fortsetter:
– Tillitsvalgte må også være med på laget, og legetjenesten må samarbeide tett med lederne. Leder kommer før lege, men begge skal være påkoblet. Da er det enklere å finne ut hvordan det er mulig å tilrettelegge arbeidet, slik at ansatte som er sykmeldte klarer å komme tilbake på jobb.
Bred medvirkning og tett oppfølging
Fagleder for arbeidsmiljø og sykefravær, Inger Lill Solberg, mener at bred medvirkning er alfa og omega for å forebygge arbeidsrelatert sykefravær. Hemsedal kommune opprettet stillingen hun nå har, for å strukturere arbeidet med å redusere sykefraværet.
– Det er så viktig å lytte til ansatte for å sette i gang gode tiltak – ikke bare det lederne tror vil være bra. Derfor må vi spørre de ansatte hva de trenger. Det er de som vet hvor skoen trykker.
For den sykmeldte har oppfølgingen blitt mer aktiv og løsningsorientert.
– Sammen med den sykmeldte ser leder på hvilke oppgaver vedkommende fortsatt kan gjøre, i stedet for bare på det som ikke går. På denne måten senker vi også terskelen for å komme tilbake etter en sykefraværsperiode. Det handler om å komme smartere tilbake til jobb, ikke nødvendigvis raskere, forklarer Solberg, og legger til:
– Etter en lengre periode med sykefravær har vi erfart at det kan være lurt med en opplæringsdag for å friske opp hukommelsen; eller for å sette seg inn i nye systemer som kan ha kommet mens man var borte.
Omsorg, ikke press
Tett oppfølging er bra. Men hvordan sørger Hemsedal kommune for at ansatte opplever den tette oppfølgingen som omsorg, fremfor press for å komme raskest mulig tilbake på jobb?
– Det er viktig for meg å understreke at helserelatert sykefravær alltid vil forekomme, og selvfølgelig er det lov å være syk og få nok hvile til å bli frisk igjen, sier Reve, og legger til et viktig poeng:
– Det er det arbeidsrelaterte sykefraværet vi kan forebygge. Det er nettopp det vi har vært spesielt opptatt av å redusere. Da er det viktig at vi er tidlig ute for å finne ut hva som er utfordringen i arbeidsmiljøet og at vi lager en plan for hvordan vi kan løse det eller tilrettelegge arbeidet.
Alle lederne i kommunen skal hver måned levere en rapport der de kommenterer sykefraværet i sin virksomhet, og om det er arbeidsrelatert. Hensikten er å følge opp sykefraværet på en systematisk måte og sikre tidlig innsats der det er behov.
Gevinster for ansatte og innbyggere
Når noen ansatte er syke, kan det gå ut over kolleger og kvaliteten på arbeidet. Arbeidsplassen mister verdifull kunnskap og kompetanse, og det er kanskje ingen andre å spørre om det man lurer på.
Både kommunedirektør Reve og fagleder Solberg er overbevist om at færre blir syke av jobben sin dersom virksomheter sørger for at ansatte har det bra på jobb. Når sykefraværet da går ned, merker både ansatte, ledere og innbyggere resultatene.
– Vi klarer ikke å ivareta innbyggerne godt nok når de ansatte som har riktig og nødvendig kompetanse ikke er på jobb. Men når rett person er på rett sted til rett tid, da går det bra. Da får vi færre avvik, større produksjon og bedre kvalitet på arbeidet, sier Solberg.
– Alle får en bedre arbeidsdag når flere er på jobb. Arbeidsfordelingen blir lettere, vi trenger færre vikarer, og innbyggerne møter trygge ansatte som kjenner tjenestene. I tillegg blir kommunen mer attraktiv å jobbe i, slik at vi tiltrekker oss dyktige medarbeidere, legger Reve til.
Veien videre
Hemsedal kommune hviler ikke på laurbærene. Kommunen skal jevnlig samle ledere, leger, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud for å styrke samarbeidet ytterligere. I tillegg skal en årlig medarbeiderundersøkelse gi innsikt i arbeidsmiljøet og danne grunnlag for videre forbedringer.
– Målet vårt er å være en helsefremmende arbeidsplass. Da må vi hele tiden spørre: Hvordan har de ansatte det, og hva kan vi gjøre bedre?, sier Reve.
Hemsedal kommune er løsningsorientert og skal fortsette å bruke En bra dag på jobb for å finne ut hvordan hver enkelt virksomhet kan jobbe med de utfordringene som kommer frem på medarbeiderundersøkelsene.
– Dette er ikke et prosjekt, det er måten vi jobber på i Hemsedal kommune, sier kommunedirektør Bjarte Reve.